10 більше прихованих або пропущених функцій Microsoft Word, щоб зробити життя простішим

10 більше прихованих або пропущених функцій Microsoft Word, щоб зробити життя простішим

Якщо ви використовуєте Microsoft Word регулярно, то ви, ймовірно, використовуєте одні і ті ж функції знову і знову. Можливо, ви добре знайомі зі злиттям пошти, інструментами малювання або параметрами форматування шрифту. Але постійне використання може фактично призвести до втрачених, але корисних функцій. Можливо, ви забули про них або просто не розумієте, що вони існують.

Розблокуйте шпаргалку «Основні ярлики Microsoft Office» прямо зараз!

Це підпише вас на нашу розсилку

Введіть адресу електронної пошти

[] [] [] [] розблокування

Прочитайте нашу політику конфіденційності

Ми привезли деякі з цих забутих або прихованих функцій, наприклад, уявлення у вигляді контуру, редагування без відволікаючих факторів і написання формул. Тут у нас є ще 10, які ви можете знайти корисними. Подивіться і подивіться, які з них ви пропустили, що може стати в нагоді.

1. Економіть час з дослідником

Можливо, ви пишете есе для класу, тематичного дослідження або дослідницької роботи. Word має чудовий інструмент під назвою Дослідник, який може заощадити ваш час і зусилля.

Щоб отримати доступ до інструменту, перейдіть на вкладку «Посилання», а потім «Дослідник» у розділі «Дослідження». Коли буде відкрито бічну панель, введіть ключове слово або фразу у поле пошуку. Використовуючи Bing, Word буде шукати в Інтернеті результати пошуку і відображати їх на бічній панелі.

Щоб перевірити варіант, просто натисніть на нього і прочитайте його на бічній панелі. Ви можете натиснути на знак плюса у верхньому куті, щоб почати створення документа. Потім виберіть текст зі статті та додайте його до документа або додайте та процитуйте його.

Якщо у вас є бібліографія у вашому документі, ви можете оновити її, щоб включити ці нові джерела. Виберіть джерело в документі та у списку, що розкривається, клацніть «Оновити цитати та бібліографію». Ви також можете створити бібліографію на вкладці «Посилання», натиснувши «Бібліографія», а потім «Вставити бібліографію». Цитати будуть тоді потрапляти прямо в це.

Функція Microsoft Word Researcher доступна в Word 2016 для передплатників Office 365.

2. Використовуйте перевірку доступності

Щоб зробити документ доступним для людей з обмеженими можливостями, скористайтеся перевіркою доступності. Цей зручний інструмент відсканує документ на можливі проблеми і запропонує допомогу щодо їх усунення.

Типи елементів, які шукають засіб перевірки, включають стилі заголовків, порожні символи та субтитри для відео. Коли ви будете готові перевірити свій документ, перейдіть на вкладку «Рецензування» і натисніть «Перевірити доступність» на стрічці.

Відкриється бічна панель з показом будь-яких помилок, попереджень або порад. Ви можете натиснути на елемент, щоб побачити, де він знаходиться в документі, і використовувати інформацію на бічній панелі, щоб виправити його.

Якщо ви створюєте документи, які ви поширюєте серед інших, важливо, щоб ті, хто використовує інструменти через інвалідність, могли використовувати ваш документ. І ви можете перевірити це простим клацанням миші.

Якщо ви бажаєте переглянути повний список правил, відкрийте перевірку читаності і натисніть на посилання внизу, щоб дізнатися більше про те, як зробити документи доступними. Потім ви можете переглянути правила і способи усунення потенційних проблем.

3. Увімкнути онлайн-відео

Можливо, ви створюєте документ, щоб допомогти з навчальною сесією, в якості навчального посібника або для довідки. Word має функцію для вставки онлайн-відео, яке може бути просто ідеальним доповненням до ваших написаних слів.

На вкладці «Вставка» та у розділі «Медіа» на стрічці натисніть «Онлайн-відео». Потім у вас є три варіанти для вставки відео. Ви можете знайти його на Bing, YouTube або вставити код для вбудовування.

Використовуючи функцію пошуку, коли ви бачите потрібне відео, виберіть його та натисніть «Вставити». Якщо ви вставите вбудований код у поле, кліп також буде вставлено прямо в нього. Потім його можна перемістити, змінити розмір або повернути. Отже, якщо відео - це те, що потрібно вашому документу, пам'ятайте про функції онлайн-відео.

4. Порівняти або об'єднати документи

Вам коли-небудь доводилося порівнювати дві різні версії документа? Чи був час, коли вам потрібно було об'єднати редакції документів, які ви отримали від інших? Ці ситуації вимагають функції порівняння та об'єднання Word.

Щоб отримати доступ до цієї функції, перейдіть на вкладку «Рецензування» та натисніть кнопку «Порівняти» на стрічці. Потім виберіть Порівняння, щоб переглянути дві версії документа, або Об'єднати, щоб об'єднати редакції в один документ. Обидва варіанти нададуть вам спливаюче вікно для перегляду ваших документів.

Після того, як ви виберете ці документи, ви можете застосувати ярлик до ваших змін. Ви можете натиснути кнопку «Додаткові», щоб налаштувати параметри порівняння та показати параметри змін. Ця зручна функція Word ідеально підходить, коли над документом працює кілька авторів.

5. Вставте смарт-діаграму

Microsoft Excel - приголомшлива програма для роботи з діаграмами і діаграмами. Але Word також може дати вам відмінні візуальні ефекти для вашого документа за допомогою Smart Art.

Знайдіть місце у своєму документі, перейдіть на вкладку «Вставка» та у розділі «Ілюстрації» клацніть «Smart Art». Потім ви побачите спливаюче вікно, в якому ви можете вибрати тип графіка, який ви хочете. Word надає багато параметрів, таких як діаграми процесів, ієрархії, відносин і пірамід.

Ви можете клацнути на типах діаграм, щоб побачити короткі описи, які дозволяють вибрати відповідний для вас. Натисніть кнопку OK, і ваш графік буде вставлено у ваш документ.

Подвійне клацання текстових областей додає свої слова. Крім того, ви можете форматувати діаграму, змінивши її розмір або повернувши, а для деяких діаграм ви можете розташувати елементи.

Незважаючи на те, що ви завжди можете вставити діаграму, створену в іншому місці, наприклад, в Excel, Word надає цей параметр для швидкої і простої діаграми діаграми діаграми Вставити.

6. Почуй, як читаєш вголос

Іноді буває корисно почути, як ваш документ зачитується вголос. Це може бути корисно для пошуку помилок, місць, де необхідно переписати текст, або просто для того, щоб отримати іншу точку зору. Читання вголос - це проста функція Word, яку що дозволяє вам зробити це.

Перейдіть до початку документа, перейдіть на вкладку «Огляд» та натисніть кнопку «Читати вголос». Потім ви почуєте, що ваш документ прочитаний для вас (переконайтеся, що у вас включений мікрофон). Невеликий контролер з'явиться для вас, щоб налаштувати параметри, такі як голос і швидкість. Ви також можете зробити паузу, рухатися вперед або назад.

Функція «Читання вголос» може бути не з тих, що вас дивують, але вона може виявитися досить корисною.

7. Перевірте інструменти навчання

Microsoft додала функцію «Засоби навчання» з метою подальшого розвитку та вдосконалення своїх навичок читання.

«Засоби навчання призначені для того, щоб допомогти вам поліпшити свої навички читання, підвищуючи здатність правильно вимовляти слова, швидко і точно читати і розуміти, що ви читаєте».

Перейдіть на вкладку «Вигляд», а потім «Засоби навчання» на стрічці. Ви помітите, що функція Read Aloud також доступна тут. Але ви також побачите кілька додаткових інструментів:

  • Ширина стовпчика змінює ширину ліній, щоб допомогти вам зосередитися.
  • Колір сторінки забезпечує звичайний, інверсний або сепія колір сторінки для зручності читання.
  • Text Spacing збільшує відстань між рядками і словами для простого сканування.
  • Шар ставить позначку між складами кожного слова, щоб допомогти вимовляти.

Кожен з цих інструментів має своє призначення, тому погляньте і спробуйте, які вам найбільше допоможуть. І пам'ятайте, ви можете використовувати ці інструменти в поєднанні з функцією «Читати вголос».

8. Персоналізація Word зі розширеними параметрами

Багато хто використовує Word з його типовими параметрами. Параметри і побоюються їх зміни. Але за допомогою декількох простих параметрів того, як Word обробляє ваші документи, ви можете заощадити час, зменшити кількість помилок і отримати персоналізований досвід.

Щоб отримати доступ до цих параметрів, натисніть «Файл» і «Параметри». У вікні, що з'явилося, виберіть «Додаткові». Майте на увазі, що якщо ви вносите зміни, які в результаті не працюють, ви завжди можете повернути їх назад. Ось лише кілька речей, які ви можете налаштувати в додаткових налаштуваннях, які можуть допомогти вам працювати краще.

  • Параметри редагування для відстеження форматування, маркування невідповідностей та відображення речень автозаповнення.
  • Параметри вирізання, копіювання та вставлення для вставлення з вихідним форматуванням, збереження маркерів та цифр під час вставлення та відображення кнопки «Параметри вставлення».
  • Показує параметри вмісту документа для відображення заповнювачів зображень, закладок, меж тексту та позначок обрізки.
  • Параметри відображення кількості останніх документів, оптимізація розташування символів для зручності читання та оновлення вмісту під час перетягування.
  • Параметри друку для друку сторінок у зворотному порядку, друку тегів XML та двостороннього друку.

Ви також можете переглянути параметри розміру та якості зображення, графіки, збереження документів та параметри макета. Деякі з параметрів дозволяють вам вибрати конкретний документ, щоб застосувати ці зміни, або ви можете зробити це для всіх нових документів. Після зміни натисніть кнопку Гаразд внизу.

9. Зробіть стрічку і пенал власними

Ваша стрічка і панель швидкого доступу є двома найбільш важливими елементами ефективного використання Word. З такою великою кількістю функцій і параметрів у програмі вам, ймовірно, не потрібні всі вони. Вам також не потрібен безлад тих, кого ви ніколи не будете використовувати. Отже, чому б не налаштувати ці дві області відповідно до ваших потреб?

Щоб персоналізувати стрічку і панель швидкого доступу, натисніть «Файл», а потім «Параметри». Потім виберіть той, з яким ви хочете працювати, щоб почати.

Виберіть елементи ліворуч, які ви бажаєте вставити, та натисніть кнопку «Додати». Або виберіть елементи праворуч, від яких ви хочете позбутися, і натисніть кнопку «Видалити». Коли ви закінчите, натисніть кнопку Гаразд.

Кожен параметр дозволяє вам скинути всі параметри, якщо це необхідно. Це корисно, якщо ви бажаєте повернутися до типових параметрів. І ознайомтеся з нашою спеціальною статтею для більш детального вивчення налаштування стрічки.

10. Налаштуйте рядок стану

Ще одне місце, яке багато людей не розуміють, що вони можуть налаштувати, це рядок стану. Це панель внизу вікна Word. Це може бути невелике налаштування, але може бути дуже корисним.

Відкривши Word, клацніть правою кнопкою миші на нижній панелі. З'явиться меню «Налаштування рядка стану». Ви побачите багато варіантів у списку, деякі вже перевірені, а інші - ні. Швидше за все, ви побачите, що перевіряються номери сторінок, кількість слів, масштаб і ярлики. Вилучення цих та додавання інших так само просто, як клацання.

Щоб увімкнути або вимкнути будь-який з них, просто виберіть його. Ви побачите зміну автоматично, тому, якщо ви вирішите, що вона вам не подобається, просто натисніть на нього ще раз, щоб увімкнути його. Можливо, ви б вважали за краще бачити відсоток збільшення, а не повзунок масштабування. Може бути, ви хочете побачити, коли ваша блокування заголовних букв включена. Або, можливо, вам потрібно відстежувати свою колонку.

Ви пропустили якісь з цих функцій?

Кожен з цих варіантів легко клацнути мишею. Зробіть так, щоб Word працював на вас. і налаштуйте його так, щоб він працював краще для вас.

Можливо, ви забули, що він там був, або навіть не знали, що він був доступний, в будь-якому випадку, дайте нам знати, які з цих корисних функцій ви пропустили і плануєте використовувати зараз.

COM_SPPAGEBUILDER_NO_ITEMS_FOUND