7 золотых правил делового электронного письма
Гроші
Не стоит недооценивать силу электронного письма в цифровую эпоху. Правильно составленные email могут помочь вам найти блестящую работу, договориться с бизнес-партнером и заработать хорошие деньги.
Лаконичная и яркая тема письма
Ежедневно на наш почтовый ящик приходят десятки писем. Если бы мы открывали и внимательно читали каждое, на этот процесс уходило бы по несколько часов в сутки. Именно поэтому важно придумать такую тему письма, которая заставит вашего работодателя или коллегу обратить внимание на его содержание. Пример: если вы отправляете резюме на вакансию, не используйте формулировки из серии «Заявление о приеме на работу». Ваш текст должен быть четким, целенаправленным, а главное — индивидуальным. Фраза «Запрос на собеседование – Иванова Мария» — звучит конкретнее и выглядит более персонализированным, а значит больше понравится работодателю.
Проверка грамматических ошибок
Иногда мы ленимся перечитывать текст письма. И очень зря! Опечатки и грамматические ошибки очень влияют на впечатление того, кому стоит это прочесть. Обязательно проверяйте свои письма перед тем, как нажать кнопку «Отправить», чтобы избежать неловких ситуаций.
Дополнительные контакты
Оставляя в подписи к сообщению свой телефонный номер или адрес на профиль в социальной сети, вы ускоряете процесс коммуникации с нужным вам человеком. Не забывайте об этом преимуществе и обязательно указывайте альтернативные способы связи с вами.
Автоматическая подпись
Подпись не только придает вашему письму более официальный вид, но и рассказывает о вас важную информацию – инициалы, контактный номер, электронную почту, название должности, веб-сайт. Однако стоит помнить, что подпись не должна быть слишком длинной. От огромных и эффектных шрифтов тоже лучше отказаться, отдав предпочтение классике.
Единый формат
Ничто не раздражает так, как длинный текст, написанный шрифтами разных цветов и размеров. Перед тем, как послать письмо, потратьте 30 секунд на то, чтобы оформить сообщение в одном стиле, придав ему более профессиональный вид.
Адекватный адрес электронной почты
Не используйте ящик с названием marishka_kiska77 для деловой переписки, если хотите произвести серьезное впечатление на коллег или рекрутеров. Создайте новый рабочий адрес, который будет содержать только ваше имя/фамилию или название компании.
Легкий стиль
Не стоит нагружать письмо канцелярскими штампами, это не возвысит вас в глазах работодателей. Избегайте длинных фраз и сложных слов — пишите так, чтобы человек мгновенно понял, что вы хотели до него донести.
Конечно, одним письмом дело не решить. Многое будет зависеть и от ваших личностных качеств – от того, как вы проявите себя на собеседовании, или насколько эффективным окажется ваше живое общение с клиентами. Однако грамотно составленное электронное письмо может стать вашим первым шагом к успеху.